Atteya

AEGON Pojišťovna a AEGON Penzijní fond, implementovali ApplStream® BPL – Plánování finančních rozpočtů s ORACLE E-Business Suite.

Společnosti koncernu AEGON v České republice letos rozšířily stávající spolupráci se společností ATTEYA Group, ve využívání portálu ApplStream® o modul BPL – Plánování finančních rozpočtů.

Výchozím stavem v plánování finančních rozpočtů a následného řízení výnosů a nákladů v AEGONu bylo používání téměř výhradně prostředí MS Excel a centralizace plánování v úseku finančního controllingu.

Podklady k plánu s pojistně-technickými daty byly dodávány do controllingu pojistnými matematiky a plány nákladů na prodej a administrativních nákladů byly primárně sestavovány odpovědnými manažery, vlastníky nákladových středisek, a v controllingu poté sumarizovány do formy reportingu požadovaného koncernem. Pro potřebu zachování správnosti vkládaných dat během celého procesu byla nutná implementace a sledování řady kontrolních prvků během celého procesu. Vzhledem k systému práce s plány – tvorba základního plánu na podzim předchozího obchodního roku plus, až čtyři jeho možná zpřesnění při ukončených běžných čtvrtletích – čerpal stávající proces ne nevýznamnou část fondu pracovní doby finančních controllerů, a to i s přihlédnutím k pravidelnému vyhodnocování plánů a poskytování zpětné vazby jak odpovědným manažerům, tak top managementu.

Toto řešení bylo přiměřené prvním rokům fungování obou společností, a to zejména z ekonomických důvodů. Významný podíl manuální práce controllera v procesu sestavování plánů a jejich následného vyhodnocování však postupem času představoval limity v dalších jeho aktivitách. Požadavek na automatizaci a zefektivnění procesu plánování a řízení nákladů a výnosů se stal aktuálním.
V roce 2010 představený modul BPL – Plánování finančních rozpočtů společností ATTEYA Group se jevil jako vhodné řešení. Přivítali jsme rovněž možnost diskuse a sdělení praktických zkušeností s tímto modulem se zástupci společnosti KOMTERM, kteří modul již implementovali. Nyní po úvodním zaškolení definujeme plány a připravujeme je pro finanční rok 2012. I když zatím nemáme praktickou zkušenost, přidanou hodnotou jsou zejména:

- přímá návaznost rozpočtované položky na definovanou část účetního řetězce,
- propojení horizontálního a vertikálního pohledu na plán v míře potřebného detailu (rozpočtovaná položka a relevantní nákladové středisko) i sumarizace (přehled všech položek a nákladových středisek),
- definice a vymezení sledovaných období pro účely zadávání i následného vyhodnocování,
- jednoznačné vymezení přístupových práv (víceúrovňové) a odpovědností v rámci procesu plánování a řízení nákladů,
- transparentnost při schvalování plánů a možnost verzování plánů,
- snazší monitorování a řízení nákladů a výnosů v reportech přizpůsobených potřebám jednotlivých uživatelů – vlastníci rozpočtu, finanční controlling, management.

I když před námi při přípravě plánu na rok 2012 je hodně práce, věříme, že tato investice znamená posun dopředu v systematizaci procesů a zlepšení kontrolního prostředí obou společností. O následné praktické zkušenosti se v budoucnu rádi podělíme.