Atteya

ApplStream® BPL pro plánování financí ve společnosti KOMTERM integrovaný s Oracle E-Business Suite.
Po zkušenostech s plánováním pro rok 2010, kdy se ukázalo, že stávající systém v dané podobě nevyhovuje, se začalo v naší společnosti uvažovat o nové podobě plánování. Zadání od vedení společnosti znělo: zajistit jednotný systém pro zadávání plánu s jednotnou strukturou pro všechny společnosti.

„Na stole byly dvě varianty“.
• Zainvestovat do stávajícího manažerského systému, který sloužil pro reportování výsledků hospodaření a pro plánování. Vzhledem k malému množství licencí sloužil pouze týmu controlingu. Oddělení controlingu shromažďovalo podklady od jednotlivých zodpovědných osob v MS Excel a pak je do tohoto systému ručně „přeťukávalo“. Investice by byla zaměřena do technologie systému, aby bylo možné ho zpřístupnit širšímu okruhu zaměstnanců.
• Plánovat přímo v jednotlivých modulech našeho informačního systému Oracle EBS bez nutnosti dalších investic. Překážkou tohoto řešení byla nutnost naučit jednotlivé uživatele až čtyři různé postupy pro zadání plánu podle toho, zda by plánovali mzdové náklady do modulu HR, plán oprav do modulu Servis a údržba, finanční náklady do modulu hlavní knihy a ostatní náklady a výnosy do modulu Projektů. I když mají moduly společný základ a to vydefinovaný účetní řetězec, jevilo se to jako příliš velký problém.

V té době nám společnost ATTEYA Group představila řešení BPL pro plánování financí. Reportingový systém ApplStream® od této společnosti je ve firmě implementován přes dva roky a máme s ním velmi dobré zkušenosti.

Základní podoba představeného řešení BPL splnila naše obecné požadavky pro plánování, kde stavebními prvky systému jsou:
– rozpočtová položka svázána pevně s účetním řetězcem (v našem případě společnost – útvar- projekt-úloha-účet-zařízení)
– popis rozpočtové položky
– uživatelský komentář k jednotlivé rozpočtové položce
– tvz. podrobná položka (možnost vytvořit si pod stejným účetním řetězcem další rozpad rozpočtových položek)
– jednotlivá rozpočtová období (měsíční perioda)
– práva na data dle jednotlivých skupin uživatelů (dvě úrovně práv – k jednotlivým plánům a k jednotlivým oddělením)
– verzování plánu
– WF při schvalování plánu

  Pro další využití informací z plánů v Oracle EBS (allerty o překročení plánu, informace o čerpání rozpočtu,…) bylo zapotřebí vytvoření interface mezi BPL a Oracle EBS pomocí API funkcí. Nahrání dat probíhá po kompletním naplánování a schválení jednotlivých plánů v BPL.
V průběhu implementace došlo k vydefinování struktury plánů (pravidla omezující účetní řetězce) a jejich vygenerování (dle zodpovědnosti za určitou oblast plánování) např. mzdový plán, plán režijních nákladů, plán nákladů na energie atd.. Práva, byla přidělena cca 50 uživatelům.
Při generování plánu jsme zjistili, že nemůžeme využít stávající tabulku kombinací účetních řetězců, takže byla na základě pravidel stanovených oddělením controlingu vygenerována nová tabulka cca s 17 milióny variací účetních řetězců. Jednotlivý plán vzniká vygenerováním tabulky, která obsahuje pouze ty účetní řetězce, které odpovídají definovaným kritériím např. plán mzdových nákladů, obsahuje pouze variace, které mají v segmentu „účet“ účty třídy 52.
V praxi při plánování roku 2011 se pak ukázalo, že jsme využili z této tabulky pouze cca 100 tisíc variací účetních řetězců a tak se pro příští rok budeme snažit tuto tabulku zmenšit. V našem případě je množství variací zapříčiněno rozsáhlou organizační(=nákladovou) strukturou a množstvím jednotlivých projektů. Velikost této tabulky má pak vliv na rychlost dogenerování plánů např. v případě opomenutí některých účetních řetězců.

  Proces plánování pro rok 2011 ve společnosti trval cca 3 měsíce a lze ho považovat za velmi úspěšný.
Uživatelé neměli problém naučit se zadávat plán, pro jednoduchost použití BPL a znalost stávajícího řešení ApplStream®.
Podařilo se nám sjednotit strukturu jednotlivých plánů přes oddělení, závody a společnosti.
V současné době máme naplánovaná data nahrána do čtyř modulů v Oracle E-Business Suite. V modulu Hlavní kniha nám slouží pro porovnávání plánu a skutečnosti finančních výkazů (výkaz zisků a ztrát, rozvaha,…). V modulu HR pro porovnání plánu a skutečnosti mzdových nákladů. Nad moduly Projekty a Servisem a údržbou máme nastaveny vyhodnocovací reporty v portálu ApplStream^®.